做标书之前一定要透彻了解招标文件。正规的公司一般都会售卖、发送相关的招标文件，有的招标文件甚至长达几十页上百页之长。一定要把招标文件完整看过一遍，了解招标内容。
注意招标文件当中要求的“硬标准”。也就是有些产品对投标人某些条件的硬性要求，一旦不达标或不能满足，就失去投标资格。例如，招标文件中明确要求投标人注册资金需3000万以上，具备工程安装资质。
如果自己资金的注册资金不达要求、只能提供产品不能提供安装，那么就要直接和招标负责人沟通咨询，是否为硬性要求，能否放宽，如果不能，则要通报领导，经同意、通知后就不需要再做后续投标工作了。因为这些条件自己本身不具备，并且短期内很难达成。
在了解招标内容之后，便可以开始着手编写投标文件。投标文件一定要按招标文件的要求、条款去做，需要什么就展示什么。一般投标文件都分为商务部分和技术部分。
商务标部分。商务标一般包括公司营运资质、授权资格、信用资质材料、业绩情况和投标报价这几部分。营运、授权和信用资质属于现成的材料，而业绩和报价则是重点编写的部分。业绩一般只需提供近三年的，并且是和招标产品相关的，而报价的时候一定要将报价涵盖的内容（如税费、安装费、运费、装卸费、保管费、损耗费等）向领导说明，做正确的报价。
技术标部分。这部分主要是提供投标产品的性能、技术参数，检验报告等。要根据招标文件中的技术要求编写，做到“响应”要求。这也就是说为什么要完整阅读几遍招标文件，一定要切中要点。
其他认为需要编写的内容。这部分可以是招标文件之外的内容，可以是自身在行业中的其他优势，如别人无法比拟的售后服务等等。这部分为锦上添花的部分。在做好标书之后，自己保留一个通用模板标书，再遇到其他的招标事宜，只需要使用通用标书来进行编辑和修改即可，大大提高工作效率。
